Инвентаризация: организация и проведение

В статье рассмотрен методический прием фактического контроля – инвентаризация, который помогает организациям получить максимально корректные данные о наличии активов и возможности их использования. Отмечены условия проведения инвентаризации, порядок ее проведения, и основные требования для минимизирования расходов.

Ключевые слова: инвентаризация, методы проведения инвентаризации, объекты учета, требования к инвентаризации.

Одним из главных этапов написания годового бухгалтерского отчета за год является проведения инвентаризации основных средств, имущества, товарно-материальных ценностей, а также остальных финансовых активов

Инвентаризация – периодическая проверка, которая позволяет получить точную информацию о наличии имущества организации, а также о состоянии и стоимость данного имущества

Такой прием фактического контроля организация обязана проводить для достоверности бухгалтерского учета и отчетности, данное обязательство установлено:

• статьей 12 Закона РФ от 21.11.1996 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете";
• пунктом 26 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетность в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07. 1998 № 34н.

Инвентаризация возможна с инициативы экономического субъекта, исключая случаи обязательного проведения согласна законодательству РФ, а также случаи ее проведения, которые установлены руководителем организации. В случаях личной инициативы, случаи, сроки, перечень объектов проверки и порядок проведения инвентаризации устанавливаются руководителем организации, кроме случаев обязательного проведения.

Частота проведения инвентаризации должна соответствовать уровню риска разных активов и степени развития контрольной среды, а для ее проведения, выделяют следующие задачи: проверка правильности и условия хранений активов; обеспечение достоверности данных отчетности; определения наличия активов и обеспечение их сохранности.

Инвентаризация способна решать многие задачи и является довольно сложным процессом, поэтому важно правильное соблюдение каждого этапа проведения инвентаризации. В данном процессе фактического контроля организации выделяют три основных этапа. (см. Таблица 1).

Таблица 1. Этапы организации и проведения инвентаризации

Порядок проведения инвентаризации оформляется приложением к приказу об учетной политике. Инвентаризация бывает двух видов: плановая инвентаризация, внеплановая инвентаризация.

Плановая проводится в заранее установленные сроки, которые утверждаются руководителем организации, к ним относится – ежегодные инвентаризации, перед годовым отчетом.

Внеплановая проводится неожиданно для ответственного лица, для установления наличия обязательств и имущества.

К тому же инвентаризация может быть: полной и выборочной. Полная инвентаризация объединяет все виды имущества и финансовые обязательства организации, в свою очередь выборочная – один или несколько видов имущества. (денежные средства, сырье, товары и др.)

Организация и ее руководитель самостоятельно решают критерии проведения полной или выборочной инвентаризации и отражают это в приказе по учетной политике основываясь на требования действующего доказательства. Для составления годовой отчетности перед ее началом провести инвентаризацию имущества в полном объеме не ранее 1 октября отчетного года. Но для некоторых видов имущества установлены другие сроки проведения инвентаризации.

Главное правила проведения инвентаризации определены Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, которые утверждены приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49. Именно в соответствии с данным указом для проведения инвентаризации создается рабочая проверяющая комиссия.

В состав такой комиссии входит представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, иные специалисты. Комиссия документально оформляет результаты проведения инвентаризации по формам, которые утверждены постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации".

Комиссия проводит подготовительную работу, в которой подсчитывает остатки материальных ценностей: пломбируется помещение, проверяются весы, получают от материально ответственных лиц отчеты со всеми документами.

После подготовительного этапа производится опись имущества и обязательств (вещественная и документальная проверка). Опись имущества начинается с момента инвентаризации товарного отчета со всеми документами, отчета движения денежных средств, а вещественная и документальная проверка осуществляется сплошным методом, другими словами, пересчитываются все товары и ценности.

По окончанию проверки фактического наличия активов составляется акты инвентаризации и описи инвентаризационные, такие описи являются первичными учетными документами

Описи подписываются всеми членами комиссии и материально ответственными лицами.

При организации и проведении инвентаризации следует четко соблюдать требования нормативных документов, чтобы избежать неприятностей и убытков. Не обязательно применять для оформления результатов инвентаризации унифицированные формы документов, но в любом случае документы надо утвердить в составе Учетной политики экономического субъекта.

В конце стоит сказать, что инвентаризация является способом обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности. Организация, которая выполняет не в срок инвентаризацию или делает это формально, нарушая требования бухгалтерского законодательства.